Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
- Mannheim
- Contrato indefinido
- Vollzeit
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We are a global market leader in functional food ingredients for both humans and animals, with production sites in Germany, Belgium, Chile and Italy. With our worldwide distribution network, we market our ingredients in over 75 countries. BENEO is a member of the Südzucker Group.
Your Tasks
- Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Formulierung, Umsetzung und Kommunikation wichtiger Geschäftskennzahlen für die Berichterstattung an den CEO und den Vorstand
- Überwachung von Geschäftsprozessen und Leitung des Veränderungsmanagements, wo dies zur Verbesserung der Prozesseffizienz erforderlich ist
- Steuerung wichtiger operativer Strategien im Zusammenhang mit den Gesamtzielen sowie deren strategische Konzeption und taktische Umsetzung, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten
- Sicherstellung einer regelmäßigen, konsistenten Berichterstattung und Aktualisierung durch Führungskräfte und andere Manager sowie Förderung der unternehmensweiten Kommunikation
- Projekt- und Prozessunterstütztung zusammen mit den Fachabteilungen, z.B. Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Application Development
- Entwicklungs- und Verwaltungsunterstützung für Sonderprojekte, einschließlich der Problemidentifizierung und der Ausarbeitung von Empfehlungen
- Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsumfängen, Business Case genehmigen, Genehmigungen einholen, funktionsübergreifende Besprechungen durchführen und die vom Führungsteam zugewiesenen Projekte zum Abschluss bringen
- Steuerung der Geschäftsführung: Verwaltung der Tagesordnung für das Managementteam, einschließlich Management-Sitzungen und Offsite-Meetings, sowie Sicherstellung einer möglichst effizienten Kommunikation und Koordination zwischen den Teams
- Vorbereitung der Unterlagen für jede Vorstandssitzung unter Einbindung verschiedener Mitwirkender aus dem gesamten Unternehmen
- Identifizierung, Dokumentation und Nachverfolgung wichtiger Managementthemen und entscheidungshemmender Faktoren sowie Unterstützung bei deren Lösung, um die Gesamtproduktivität des Unternehmens sicherzustellen
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Terminplanung, -koordination und -überwachung
- Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen
- Selbstständige Erstellung von Protokollen, Reiseplanung im In- und Ausland sowie Reisekostenabrechnung
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Post- und Rechnungsbearbeitung, Büromaterialbestellung, Versand von Terminplänen etc.)
- Ablage und Archivierung
Your Profile
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Vorstands- oder Geschäftsführersekretariats
- Mehrjährige Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten
- Ausgeprägtes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Einsatzbereitschaft und Flexibilität, sowie Organisations- und Kommunikationsstärke
- Freundliches und verbindliches Auftreten
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- Interesting tasks and responsibilities in a growing business environment
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- Value-driven company culture
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Marcel Weber
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